Worklflow - Objetivos Medição

Created by Virtual Agent, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 12:53 PM by Virtual Agent

O workflow Objetivos-Medição tem como missão o registo das medições e acompanhamento individual de um Objetivo. Este workflow está relacionado com o workflow Plano de Objetivos. Por regra, todas as instâncias deste workfçow deverão ser criadas através do Plano de Objetivos respetivo.

DICA Por favor, consulte o tutorial Workflows - Plano de Objetivos. Este tutorial dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows relacionados com a Gestão de Objetivos.

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

1. Criar um registo de Objetivos - Medição

Para criar um novo registo de Objetivos- Medição integrada siga as instruções deste tutorial: Workflows - Plano de Objetivos.

2. Como funciona este workflow

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em duas etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

Medição do Objetivo
Seguimento

ETAPA 1 - MEDIÇÃO DO OBJETIVO

A maioria dos dados é automaticamente preenchida pelo AGIR na altura da criação do workflow. O Responsável do objetivo apenas terá de preencher as medições nas datas respetivas.

No entanto, antes de avançarmos para esse passo, chamamos a atenção a 3 pontos:

Forma de apuramento do valor final do objetivo

Este metadado define como o valor final será apurado. Existem disponíveis 6 opções:

Média (o valor final será a média de todas as medições)
Soma (o valor final será a soma de todas as medições)
Máximo (o valor final será o máximo de todas as medições)
Mínimo (o valor final será o mínimo de todas as medições)
Última medição (o valor final será a última medição efetuada)
Edição livre (neste caso o utilizador será livre de digitar o valor final e decidir sobre o cumprimento do objetivo)

Tipo de objetivo

Existem 3 tipos de objetivos, os quais são definidos na configuração do plano de objetivos

Quantitativos (as medições serão numéricas e calculados desvios em relação a uma meta)
Qualitativos (as medições são efetuadas com as opções Sim ou Não)
Quantitativos sem Meta (as medições serão numéricas mas não são calculados desvios nem avaliado o cumprimento do objetivo)

Estado das medições

Normalmente o plano de objetivos está aberto por um longo periodo de tempo (usualmente 1 ano). Enquanto estiever em medição, mantenha este campo com o valor Em medição. Quando todas as medições estiverem efetuadas, altere para Fechado e clique em Submeter para que se possa proceder ao seguimento do objetivo.

Para cada linha de medição, preencha a coluna de Resultados e Comentários. O AGIR irá efetuar os cálculos aplicáveis e decidir sobre o cumprimemto do objetivo.

DICA Para cada linha de medição pode anexar documentos ou evidências que suportam a medição. Pode ainda criar ações que contribuam para o cumprimento do objetivo ou ações corretivas em caso de incumprimento.

Normalmente, as medições são preenchidas ao longo do ano. Preencha os dados disponíveis e grave as suas alterações.

Todos os cálculos são automáticos, incluindo os desvios em relação à meta, interpretação intercalar (a cada medição) e avaliação final do grau de cumprimento do objetivo.

Insira comentários, anexos e crie ações

Pode inserir comentários em cada medição bem como anexar documentos, ficheiros de Excel que poderão ser evidências necessárias para sustentar as medições.

Caso necessite, crie um plano de ações. As ações podem ser úteis para asssegurar o cumprimento do objetivo mas também para reagir a eventuais desvios.

Após preencher todos os campo obrigatórios, altere o campo Estado das Medições para Fechado e clique em Submeter (imagem abaixo). O AGIR irá agendar uma nova etapa de Seguimento. Selecione o próximo interveniente, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de avaliação da formação.

ATENÇÃO Não pode enviar uma medição para seguimento sem estar realizada (Estado: Fechado).

DICA Se necessitar de suspender/cancelar um objetivo, selecione a opção Stats = Edição Livre e no campo Objetivo Cumprido, selecione Suspenso . Proceda de seguida normalmente. O workflow será enviado para seguimento e nesta fase poderá justificar a sua decisão.

ETAPA 2 - SEGUIMENTO DO OBJETIVO

O seguimento é simples consistindo apenas no preenchimento dos campos:

Avaliação do Objetivo
Notas

O seguimento consiste numa análise crítica e avaliação global do objetivo.

Depois de preencher os campos obrigatórios, clique em Submeter para fechar o workflow.

ATENÇÃO Nesta fase, existe um controlo automático do estado das ações. Não vai ser possível fechar o workflow com ações pendentes.

DICA É mantido um link automático entre este registo e o Plano de Objetivos, que esteve na origem do atual registo. A imagem abaixo explica como aceder a este link.

NOTAS ADICIONAIS

Estão disponíveis seis comandos que permitem um maior nível de automatismo e funcionalidade deste workflow.

1. Ao clicar neste botão terá acesso a um dashboard resumo de todos os objetivos carregados em AGIR.

Caso não tenha esta funcionalidade ativa no seu AGIR, fale com a nossa equipa. Veja imagem abaixo.

2. Botão de abertura direta do menu de ações.

3. Link a um relatório de PDF de todas as medições do objetivo e uma análise estatística simples.

4. Ao clicar neste botão serão agendados lembretes a enviar por email nos dias de medições de objetivos.

Um mapa de medições inclui normalmente diversas medições a efetuar ao longo do ano. Se for mensal serão 12; se for trimestral serão 4.

Se desejar pode criar alertas clicando nesta opção. Ser-lhe-á enviado um email no dia previsto de cada medição.

5. Por vezes o Plano de Objetivos é alterado. Se for o caso clique aqui para sincronizar as propriedades do objetivo tendo por base o seu Plano de Objetivos original (ex: alteração da Meta a meio do ano)

6. Esta funcionalidade permite fazer edições manuais ao objetivo (por ex: corrigir a Meta). Esta funcionalidade está acessível apenas a administradores.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

Para este workflow especificamente, é necessário incluir uma página flex. Por favor contacte a nossa equipa para que possamos fazer esta configuração.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionámos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor, consulte estes tutoriais e, se surgirem dúvidas, fique à vontade para entrar em contacto com a nossa equipa.