Worklow - Plano de Objetivos

Created by Virtual Agent, Modified on Fri, 29 Sep 2023 at 11:58 AM by Patrícia Quinaz

O AGIR possui um conjunto de workflows para sistematizar todo o processo de Gestão de Planos de Objetivos, desde o planeamento dos objetivos, calendarização das medições, realização das medições, análise estatística e tendências. Para o efeito estão disponíveis 2 workflows base:

Plano de Objetivos
Objetivos - Medições

O esquema abaixo descreve como estes 2 workflows se relacionam:

O processo inicia-se com a elaboração de um Plano de Objetivos, que consiste numa lista de Objetivos/Indicadores a monitorizar num dado horizonte temporal (usualmente um ano). O plano de objetivos pode ser global (toda a empresa) ou individualizado por processo, departamento ou empresa/área.

Depois de aprovado o plano de objetivo, são geradas as Medições (segundo workflow designado por Objetivos - Medições). Um Plano de Objetivos normalmente inclui vários objetivos. Ao gerar as Medições, os dados do objetivo são automaticamente preenchidos conforme as definições do mesmo. Usualmente cada objetivo é caracterizado por uma descrição, meta, métrica, frequência de medição, calendário de medição e responsável pela medição.

Todos estes registos ficam interligados através de links e dashboards que lhe permitem saber, em qualquer altura, o estado de cada objetivo e fazer análises estatísticas.

Neste artigo, vamos explicar o funcionamento do workflow Plano de Objetivos. Pode clicar no link a seguir para mais informações sobre o funcionamento do Worklflow - Objetivos Medição.

Plano de Objetivos

O Workflow Plano de Objetivos tem como objetivo planear, aprovar e monitorizar uma lista de objetivos que caracterizam uma organização, processo, departamento ou área.

DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Criar um novo Plano de Objetivos

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Plano de Objetivos. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em três etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas.

Registo do Plano de Objetivos
Aprovação do Plano de Objetivos
Seguimento do Plano de Objetivos

ETAPA 1 - REGISTO DO PLANO DE OBJETIVOS

Na etapa de Registo são preenchidos os dados do plano, incluindo o tipo de plano, ano, gestor do plano, data de início e data de fim, âmbito, etc.

O campo Âmbito define se o Plano de Objetivo se refere a um Departamento, Processo, Empresa, Toda a organização ou outro âmbito.

O campo Limitar a ano civil define se o calendário de medições está limitado a um ano civil. Se necessitar de cobrir diferentes anos, deve selecionar a opção Não (por ex: se medir os objetivos de Setembro a Setembro, em vez de Janeiro a Dezembro).

Depois de preencher os dados globais do plano, preencha de seguida a tabela de objetivos: cada linha diz respeito a um objetivo.

Para cada objetivo deve registar:

Nome do Objetivo
Referência (esta referência será usada para comparar objetivos de diferentes anos/planos; atribua manualmente uma referência a cada objetivo para permitir análise de tendências)
Processo
Tipo de Objetivo (Quantitativo, Qualitativo ou Quantitativo sem Meta)
Responsável (o responsável será o colaborador à qual as medições serão atribuídas)
Data da 1ª medição
Data da última medição
Frequência de medição (mensal, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual)
Métrica (descrição da forma de apuramento do resultado)
Operador (<, >, = ...)
Meta (apenas para quantitativos)
Unidade (apenas para quantitativos)

Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir documentos, fotografias, ficheiros de excel, evidências, etc...,. Pode inserir documentos de qualquer natureza.

Para inserir anexos no plano de objetivos proceda como indica a figura abaixo:

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 2 - Aprovação. Selecione o aprovador, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de aprovação do Plano de Objetivos.

ATENÇÃO Nesta fase ainda não vai conseguir gerar as Medições. Após aprovação do plano, poderá criar as Medições.

ETAPA 2 - APROVAÇÃO DO PLANO DE OBJETIVOS

Esta etapa tem por objetivo recolher uma aprovação do plano de objetivos. A aprovação é muito simples e consiste apenas no preenchimento do campo Objetivos aprovados?.

Nesta etapa, o aprovador tem 2 opções:

Sim: O plano é aprovado e enviado para seguimento. As medições poderão ser geradas.
Não: Com esta opção o plano é reenviado para a fase de registo. A tarefa é devolvida a quem efetuou o registo. Neste caso, é sempre obrigatória uma justificação escrita no campo Justificação.

Ao submeter, o processo será enviado para a Fase 3 - Seguimento do Plano de Objetivos. Selecione o responsável pelo seguimento, o qual será por defeito o Gestor do Plano, selecionado na fase de registo. O seguimento será pré-agendado para a Data Final do plano, também definida na fase de registo.

Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de aprovação do Programa de Auditorias.

Como gerar as Medições?

Após recolher a aprovação do plano, clique em Criar Medições. Ao clicar será gerado o registo individual para cada objetivo. Os dados do objetivo serão enviados para o registo individual do objetivo (workflow Objetivos Medições). Nesta fase o calendário de medições será automaticamente construído (por ex: um objetivo com medições mensais a aplicar para um ano completo, irá originar 12 medições, uma para cada mês).

Também através da tabela, conseguirá acompanhar o estado de cada objetivo, o qual será indicado automaticamente nas colunas Valor Final e Cumprido. Estes dados serão automáticos assim que cada responsável proceda às suas medições.

ETAPA 3 - SEGUIMENTO DO PLANO DE OBJETIVOS

Quando considerar que todas as medições foram efetuadas, usualmente no final do ano ou início do ano seguinte, proceda ao seguimento final do plano de objetivos.

O seguimento é simples e consite apenas no preenchimento dos campos:

Notas de avaliação da eficácia
Alterações ao plano (justificação)

O seguimento consiste numa análise crítica e avaliação global do plano de objetivos.

Depois de preencher os campos obrigatórios, clique em Submeter para fechar o plano.

Mas lembre-se : o registo das medições e a análise individual de cada objetivo é efetuada no workflow Objetivos Medições.

Clique aqui para mais informações sobre este workflow.

ATENÇÃO Nesta fase, existe um controlo automático do estado das ações. Não vai ser possível fechar o workflow com ações pendentes.

NOTAS ADICIONAIS

CLONAGEM

Normalmente, o plano de objetivos é renovável para o ano seguinte. Para facilitar a criação de um novo plano, o AGIR disponibiliza a função de Clonagem. Ao clonar, o AGIR irá gerar um novo Plano de Objetivos como cópia do atual.

Deste modo, "congela" o plano do ano N e cria um novo plano para o ano nº1. Depois poderá fazer os ajustes de datas, editar, acrescentar ou eliminar objetivos.

RELATÓRIOS BASE

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar o Plano de Objetivos, que pode imprimir ou descarregar em formato PDF, XLS, XLSX, entre outros formatos, como mostram as figuras abaixo.

RELATÓRIOS AVANÇADOS

Na secção de Relatórios, o AGIR oferece um conjunto de relatórios prontos a usar que lhe permitem uma análise global ou filtrada dos seus objetivos, bem como análise de tendências entre diferentes anos. Em conjunto, estes relatórios fornecem tudo o que necessita para uma análise profunda dos objetivos da sua organização.

Exemplos:

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

Para este workflow especificamente, é necessário incluir uma página flex. Por favor contacte a nossa equipa para que possamos fazer esta configuração.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa.