As organizações devem conhecer a legislação e regulamentação aplicáveis à sua realidade. Devem compilá-la, analisá-la, dividi-la em requisitos e sujeitar estes requisitos a um processo completo de avaliação de conformidade legal.
Neste workflow vamos determinar a listagem de legislação. Vamos identificar um documento, podendo ser um Diploma Legal, Regulamentos, Normas, etc... Vamos contextualizá-lo e retirar do documento os requisitos que se aplicam à nossa empresa/departamento/área, para que a conformidade desses requisitos seja posteriormente avaliada.
O Workflow Requisitos Legais é o workflow 1 de um total 2, sendo o segundo workflow denominado por Auditorias de Avaliação Legal. Clique aqui para consultar o tutorial sobre este workflow.
DICA Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.
Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.
Se este workflow já se encontra implementado no seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.
Criar um novo registo no workflow
Primeiro, vamos criar um registo no workflow. Para isso, vá à homepage do AGIR, clique no + azul, escolha o workflow que pretende criar e clique Criar Workflow.
PERMISSÕES Se o workflow não aparecer na lista, então é possível que não tenha permissões para criar registos neste workflow. Caso pretenda obter permissões para criar registos neste workflow, contacte um Administrador do AGIR.
Caso seja Administrador e queira configurar permissões, consulte este artigo: Configurar permissões de workflows [documentos/processos] - Etapas de workflows, administradores e consultor
Este workflow possui apenas uma etapa de Registo. Contudo, é composto por quatro separadores:
1. Diploma
2. Requisitos
3. Avaliação da Conformidade
4. Notas
Vamos explorar cada um destes separadores e verificar o que cada um nos pede.
1. Diploma
Neste separador, o objetivo é registarmos e contextualizarmos um documento. O documento pode ser um Decreto de Lei, um Regulamento, uma Norma, entre outros...
Na primeira parte do formulário, fazemos a caracterização do documento, identificando o nome, a área a que se aplica, o descritor, a data de publicação, a data de entrada em vigor, a incidência, qual é a origem da legislação, entre outros campos. Podemos ainda descrever o âmbito e fazer um sumário sobre o diploma.
O campo tipo disponibiliza-nos quatro opções: se é Aplicável, Condicional, Informativo ou Não aplicável. Caso as opções sejam Informativo ou Não aplicável, não será dispoletada uma Avaliação de Conformidade para o documento em questão (os separadores Avaliação da Conformidade e Notas ficarão inativos). Este campo pode ser alterado a qualquer momento, mantendo a informação dinâmica.
A incidência diz respeito a onde se aplica este documento. As opções disponíveis neste campo podem ser alteradas e adaptadas à vossa realidade.
O estado é onde identificamos se o documento se encontra em vigor ou não, sendo que se a opção escolhida for revogado, o AGIR dá-nos a opção de mover o documento para o estado Revogado, bastando para isso clicar no ícone que aparece quando selecionamos este estado.
O campo Requer avaliação regular? permite informar o sistema de que este documento exige avaliação da conformidade, sendo por isso os seus requisitos incluídos na checklist do workflow Auditorias de Avaliação Legal (2º workflow).
Definimos a frequência da avaliação, se será semestral, anual ou se não se aplica.
Na tabela abaixo do formulário, identificamos as empresas/departamentos/áreas onde este diploma é aplicável e o avaliador correspondente. Este avaliador será o interveniente no segundo workflow e fará a avaliação da conformidade dos requisitos deste diploma.
No campo abaixo, é onde podemos anexar o diploma/documento em questão. Podemos também disponibilizar o link do documento, tendo como vantagem mantermos o documento atualizado. Para consultar o link, basta colá-lo na caixa de texto e clicar no ícone verde para o consultar.
2. Requisitos
Neste separador, é onde vamos caracterizar os requisitos aplicáveis do diploma. Para isso, basta adicionar linhas à tabela e preencher as colunas.
A primeira coluna, diz respeito a um número que vai determinar a ordem deste requisito na checklist de avaliação legal. Na segunda coluna identificamos o artigo, na terceira, fazemos a descrição do requisito. Na quarta coluna, identificamos observações e exceções do requisito.
3. Avaliação de Conformidade
Neste separador podemos consultar as avaliações efetuadas a este diploma. Esta tabela será preenchida automaticamente após a execução da auditoria e avaliação da conformidade.
4. Notas
Neste separador, podemos anotar alterações, criar notas ou alertas relativamente a este diploma.
Após termos preenchidos os formulários de cada separador, clicamos em submeter, para que o diploma fique sujeito a avaliação.
O fluxo passou do estado Registo para Avaliação e damos por terminado o registo do diploma no workflow Requisitos Legais.
DICA Dependendo da frequência de avaliação selecionada, ao despoletar a checklist de avaliação legal, o AGIR vai gerar as avaliações nessa periodicidade para a empresa onde o diploma é aplicável, gerando consequentemente uma tarefa ao Avaliador responsável identificado.
Esta checklist será contemplada no segundo workflow - Auditorias de Avaliação Legal. Para despoletar a checklist, temos que criar um novo registo no workflow Auditorias de Avaliação Legal.
Esta checklist irá conter agrupados todos os requisitos, de todos os diplomas que existem registados em sistema e que exigem avaliação, para que o avaliador proceda à sua avaliação.
Anexos e links
Para além de preencher os campos do formulário, pode ainda inserir anexos, tais como documentos, fotografias, evidências, ficheiros que ache pretinente anexar ao seu registo. Pode linkar o registo deste processo a outros registos/processos, documentos ou links externos que digam respeito ao questionário em questão.
Pode encontrar todas as instruções para anexar ficheiros em workflows ou criar ligações, siga os passos dos tutoriais abaixo:
Relatórios
Para este workflow, existe uma panóplia de relatórios que podem ser consultados através do Módulo de Relatórios.
Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.
PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios
Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.
DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.
Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.
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