Workflow - Necessidades de Formação

Created by Helder Lopes, Modified on Thu, 13 Jul 2023 at 12:30 PM by Virtual Agent

O workflow Necessidades de Formação tem como objetivo o registo e validação das necessidades de formação da sua organização. Este workflow está relacionado com o workflow Plano de Formação.

São identificadas pessoas-chave na organização, que serão convidadas a enviar as necessidades de formação ao Gestor do Programa de Formação. Cada pessoa-chave, por norma, um supervisor ou lider de departamento, irá preencher as suas necessidades de formação via AGIR, as quais serão recolhidas e validadas pelo Gestor do Plano de Formação.

DICA Por favor consulte o tutorial Workflows - Plano de Formação. Este tutorial dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows de Gestão de de Formação.

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que já importou o workflow para o seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

1. Criar um registo de Necessidade de Formação através do Plano de Formação

Sugerimos que este seja o método para criação de Necessidades de Formação. Para criar uma necessidade de formação integrada no Plano de Formação, siga as instruções deste tutorial: Workflows - Plano de Formação. Após esta etapa, siga para o ponto 2.

2. Como funciona o workflow de Necessidades de Formação?

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em 2 etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

Identificação de necessidades de formação
Análise de necessidades de formação

ETAPA 1 - IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES DE FORMAÇÃO

Nesta etapa, são preenchidas as necessidades de formação emitidas por um suspervisor/responsável de departamento. Os dados do plano de formação são automaticamente preenchidos.

O supervisor/responsável de detartamento deve sempre preencher os campos:

Áreas, departamentos ou cargos avaliados neste levantamento de necessidades
Resumo das necessidades de formação

Se desejar detalhar os cursos, datas, participantes etc..., clique em Quero detalhar o plano de formação. Ao fazer isso, surge uma tabela acessória com os campos:

Ação de formação/treino
Data de início
Data de fim
Custo
Participantes
Gestor da Formação

ATENÇÃO Nesta fase, aos dados das formações são meramente indicativos. Os dados finais da formação, incluindo presenças, datas e duração efetivas, serão registados no 3º Workflow - Formação.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo).

Selecione o responsável pela análise, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de análise das necessidades de formação.

ETAPA 2 - ANÁLISE DE NECESSIDADES DE FORMAÇÃO

Esta etapa tem por objetivo analisar e validar a lista de necessidades de formação emitidas pelo supervisor/responsável de detartamento. Para além de validar, nesta fase pode fazer-se a integração direta de linhas de formação no plano de formação: Workflow - Plano de Formação.

A análise é muito simples e consiste apenas no preenchimento dos campos: Levantamento válido e Observações.

Nesta etapa, tem 2 opções:

Sim: O levantamento de necessidades é considerado válido e fechado.
Não: com esta opção, a identificação de necessidades será rejeitada. O registo será enviado por defeito para o mesmo utilizador que fez o levantamento inicial. Em caso de rejeição é sempre obrigatório preencher o campo Motivo da rejeição.

Caso o supervisor/responsável de departamento tenha optado por fazer um levantamento detalhado (clicou em Quero detalhar o plano de formação), nesta fase, deve ser feita a aprovação individual de cada uma das formações propostas.

Para isso deve ser preenchida a coluna Decisão com uma das seguintes opções:

Aceite e integrada: A formação proposta é válida e será integrada automaticamente no plano de formação

Aceite mas não integrada: A formação proposta é válida e será integrada manualmente no plano de formação. Esta opção permite ajustes em relação à proposta inicial

Não aceite: A formação não será considerada no plano de formação.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter (imagem abaixo). O registo de necessidades de formação será fechado ou enviado para correção, conforme a decisão tomada no campo Levantamento válido?

DICA É mantido um link automático entre este registo e o plano de formação, que esteve na origem do atual registo. A imagem abaixo explica como aceder a este link.

Relatórios

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar em formato de PDF, um relatório automático das necessidades de formação registadas, tal como ilustram as figuras abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa através do nosso sistema de tickets.