Necessidades de Formação [2.0]

Modified on Mon, 7 Oct at 1:43 PM

O workflow Necessidades de Formação [2.0] tem como objetivo o registo e validação das necessidades de formação da sua organização. O Workflow das Necessidades de Formação [Versão 2] está relacionado com os workflows de Gestão da Formação que possibilitam guardar as formações em catálogo: Plano de Formação [2.0] e Formação [2.0].

São identificadas pessoas-chave na organização, que serão convidadas a apresentar as necessidades de formação ao Gestor do Plano de Formação. Cada pessoa-chave, por norma, um supervisor ou lider de departamento, irá preencher as suas necessidades de formação via AGIR, as quais serão recolhidas e validadas pelo Gestor do Plano de Formação.

É no workflow Plano de Formação que se decide se o plano será feito no modo standard, ou no modo Catálogo de Formações. Este último é explicado em detalhe no tutorial Plano de Formação [Versão 2].

DICA Caso ainda não o tenha feito, consulte o tutorial Plano de Formação [Versão 2]. Este workflow é o primeiro passo para os workflows de Gestão da Formação e dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows.

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que este workflow já se encontra no seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como pode utilizá-lo.

Despoletar Necessidades de Formação através do Plano de Formação

Sugerimos que este workflow seja despoletado apenas a partir de um Plano de Formação, que é onde devem ser geradas as Necessidades de Formação. Para criar uma necessidade de formação integrada no Plano de Formação, siga as instruções deste tutorial: Plano de Formação [Versão 2]. Após esta etapa, siga para o seguinte ponto.

Como funciona o workflow Necessidades de Formação?

O workflow descrito neste template encontra-se dividido em 2 etapas. Cada etapa tem um separador com os dados relativos a cada uma delas:

Identificação de necessidades de formação
Análise de necessidades de formação

Etapa 1 - Identificação de necessidades de formação

Nesta etapa, são preenchidas as necessidades de formação emitidas por um suspervisor/responsável de departamento. Os dados do plano de formação são automaticamente preenchidos.

O supervisor/responsável de departamento deve sempre preencher os campos:

Áreas, departamentos ou cargos avaliados neste levantamento de necessidades
Resumo das necessidades de formação

Se desejar detalhar os cursos, datas, participantes e outras informações (recomendado), ative o pisco Quero detalhar o plano de formação. Ao fazer isso, surge uma tabela acessória com os campos:

Título da ação de formação
Data de início
Data de fim
Custo
Participantes
Gestor da Formação

Nota: Recomendamos os nossos utilizadores a detalhar o plano de formação para que, desta forma, ao serem aceites e integradas as formações sejam transportadas automaticamente para a tabela que consta no Plano de Formação, tornando esta integração mais fácil e automática. Caso não deseje detalhar o plano de formação, as formações terão de ser adicionadas à tabela manualmente.

ATENÇÃO Nesta fase, aos dados das formações são meramente indicativos. Os dados finais da formação, incluindo presenças, datas e duração efetivas, serão registados no 3º Workflow - Formação [2.0], que só será despoletado após aprovação do Plano de Formação.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter.

Selecione o responsável pela análise, o qual será filtrado conforme as permissões desta etapa. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de análise das necessidades de formação.

Etapa 2 - Análise de Necessidades de Formação

Esta etapa tem por objetivo analisar e validar a lista de necessidades de formação emitidas pelo supervisor/responsável de detartamento. Para além de validar, nesta fase pode fazer-se a integração direta de linhas de formação no plano de formação: Plano de Formação [2.0].

A análise é muito simples e consiste no preenchimento dos campos Levantamento válido e Observações e na decisão de integrar ou não as formações no Plano de Formação.

No campo Levantamento válido?, tem 2 opções:

Sim: O levantamento de necessidades é considerado válido e fechado.
Não: A identificação de necessidades será rejeitada. O registo será enviado por defeito para o mesmo utilizador que fez o levantamento inicial para retificação. Em caso de rejeição, é sempre obrigatório preencher o campo Motivo da rejeição.

Caso o supervisor/responsável de departamento tenha optado por fazer um levantamento detalhado (clicou em Quero detalhar o plano de formação), nesta fase, deve ser feita a aprovação individual de cada uma das formações propostas.

Para isso deve ser preenchida a coluna Decisão com uma das seguintes opções:

Aceite e integrada: A formação proposta é válida e será integrada automaticamente no plano de formação;
Aceite mas não integrada: A formação proposta é válida e será integrada manualmente no plano de formação Esta opção permite ajustes em relação à proposta inicial;
Não aceite: A formação não será considerada no plano de formação.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter. O registo de necessidades de formação será fechado ou enviado para correção, conforme a decisão tomada no campo Levantamento válido?

DICA A partir do workflow das Necessidades de Formação, ou qualquer workflow filho (que é gerado através de um workflow de origem) é possível aceder ao workflow pai. Pode ter acesso a esse link no menu no botão Origem, como mostra a imagem abaixo.

Relatórios

Ao longo de todas as etapas deste workflow, é possível consultar em formato de PDF, um relatório automático das necessidades de formação registadas, tal como ilustram as figuras abaixo.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionamos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor consulte estes tutorais e se tiver dúvidas entre em contacto com a nossa equipa através do nosso sistema de tickets.