Formação [2.0]

Modified on Mon, 7 Oct at 1:43 PM

O workflow de Formação tem como objetivo o registo e avaliação da eficácia das ações de formação da sua organização. Este workflow está relacionado com o workflow Plano de Formação. As formações são integradas via plano de formação (através do levantamento de necessidades e decisão de integração das formações no plano), registadas individualmente - extra plano ou através do Catálogo de Formações.

Este último, sendo uma nova funcionalidade integrada no Formação 2.0, permite "chamar" formações já registadas/criadas em catálogo, que nos dá a vantagem de poder despoletar uma formação sem estar a criá-la novamente.

Independentemente do modo de registo, o tratamento é equivalente, havendo um registo dos dados da formação, documentação relacionada, registo de presenças e avaliação da eficácia.

DICA Se ainda não o fez, por favor consulte o tutorial Plano de Formação [2.0]. Este tutorial dar-lhe-á uma visão mais abrangente de todos os workflows de Gestão de Formação.

Este tutorial explica o funcionamento nativo deste workflow, desenhado como template pela nossa equipa para partilha com os nossos clientes. É possível personalizar, acrescentando ou eliminando etapas, campos ou regras do processo.

Caso pretenda incluir este template/workflow no seu AGIR ou fazer pedido de alterações, pedimos que crie um ticket com as especificações do seu pedido, para que possamos integrar todo o processo e relatórios e começar já a trabalhar com este workflow.

Assumindo que este workflow já faz parte do seu AGIR, preste atenção ao nosso tutorial para saber como tirar mais proveito deste.

Como criar formações

As formações podem ser criadas através do levantamento de necessidades de formação (despoletadas no workflow Plano de Formação) ou através do registo da Formação fora de um Plano de Formação, podendo criar um registo diretamente no workflow de Formação.

DICA Para criar uma Formação integrada no Plano de Formação, siga as instruções deste tutorial: Plano de Formação [2.0].

Criar uma formação isolada - sem ligação ao Plano de Formação

Para criar um novo registo no workflow, clique em Novo Workflow e selecione Formação. O AGIR vai sugerir automaticamente um título para o seu registo (pode aceitar o título ou alterá-lo), clique em Criar Workflow.

Etapas do workflow Formação

O workflow Formação encontra-se dividido em 2 etapas. Cada etapa tem um separador com o seu próprio formulário:

Registar ação de formação
Avaliar ação de formação

Etapa 1 - Registar ação de formação

Nesta etapa, são preenchidos os dados da ação de formação. Caso a formação resulte de um Plano de Formação, a maioria dos dados é automaticamente preenchida, mas podem ser editados/ajustados.

Formação criada através do Plano de Formação

As formações com origem em Planos de Formação já têm alguns dos dados preenchidos, provenientes do preenchimento/listagem das ações de formação no workflow Plano de Formação. Os dados podem ser alterados e preenchidos de acordo com a caracterização da ação de formação.

Criação da Formação extra plano

Podemos criar uma formação sem estar agregada a qualquer Plano de Formação, escolhendo o modo de criação Extra Plano ou Catálogo de Formação.

Ao escolher o modo Extra Plano, teremos de preencher o formulário com os dados da formação manualmente.

Criação da Formação através do Catálogo de Formação

O modo Catálogo de Formações é uma funcionalidade interessante que nos permite escolher uma formação do nosso catálogo e despoletá-la as vezes que quisermos, sem ter de a criar novamente.

DICA Um Catálogo de Formações tem de ser criado através do workflow Plano de Formação. Veja aqui como o pode fazer.

Ao selecionarmos o modo Catálogo de Formação, aparece-nos uma opção para selecionar o Plano de Formação onde foram originadas as formações em catálogo.

Ao escolher o Plano de Formação, são disponibilizadas no campo Formação, as formações registadas nesse catálogo.

Ao selecionar a formação que queremos, o AGIR preencherá as informações que dizem respeito a essa formação, preenchidas à priori no workflow Plano de Formação.

Depois, cabe-nos a nós preencher a restante informação acerca da formação.

Devemos preencher os seguintes campos:

Formador / Entidade
Área de Formação
Interna / Externa
Objetivos e sumário
Departamento/Unidade
Lista de Presenças
Avaliador da ação de formação (interveniente na etapa seguinte do workflow)
Certificado emitido por
Certificados emitidos / recebidos?
Data de emissão / receção

O ícone do clip azul permite o anexo de materiais pedagócicos, entre outros.

Nesta fase, podemos ainda cancelar a formação. Ao cancelar, a formação (caso faça parte de um plano de formação) é sinalizada como pertencente ao plano de formação, no estado cancelada por algum motivo justificável. Após escrever a justificação, basta clicar no botão Cancelar, e a formação irá para o estado Cancelada.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter. O AGIR irá agendar uma nova etapa de avaliação da formação.

Por defeito, será selecionado o Avaliador da Formação e a data da tarefa irá corresponder à data de fim da formação. Um e-mail de tarefa será enviado automaticamente para o próximo interveniente, com a indicação de avaliação da formação.

Etapa 2 - Avaliação da Formação

Esta etapa tem o objetivo de avaliar a formação, se aplicável. Para além disso, poderá servir para registar toda a documentação da formação (material pedagógico, certificados, etc...).

Primeiramente, temos de escolher a metodologia de avaliação:

Standard
Outro

Avaliação Standard

Nesta opção, a avaliação da eficácia é efetuada por um questionário de duas perguntas, avaliadas numa escala de 0 - Mau a 5 - Excelente. O AGIR determina automaticamente a cotação final do participante, que será calculada consoante a média da classificação nas colunas Cumprimento de objetivos e a coluna Aplicabilidade nas suas funções.

É apresentada uma médica da classificação da avaliação da formação em gráfico.

Avaliação Outro

Neste tipo de avaliação, o preenchimento da avaliação da formação é livre, permitindo-nos escolher a classificação que desejarmos. Aplica-se, por exemplo, nos casos em que a avaliação da eficácia é efetuada por uma entidade externa.

Efetue a avaliação da eficácia conforme a metodologia selecionada. A avaliação é individiual. Globalmente, é efetuada a média de todos os participantes.

ATENÇÃO Caso o formando tenha uma cotação inferior a 2.5 pontos, é obrigatório registar na coluna Comentários e ações em caso de não eficácia, as medidas corretivas a tomar.

Após preencher todos os campo obrigatórios, clique em Submeter. A formação será fechada. No plano de formação, surgirá a indicação que a formação está terminada, bem como a média global da avaliação (caso a metodologia de avaliação seja a standard).

DICA A partir do workflow Formação, ou qualquer workflow filho (que é gerado através de um workflow de origem) é possível aceder ao workflow pai. Pode ter acesso a esse link no menu no botão Origem, como mostra a imagem abaixo.

Caso a formação seja proveniente de um catálogo, o link direcionará o utilizador para o Plano de Formação onde consta a formação em catálogo.

ATENÇÃO Nesta fase, os dados das formações são definitivos, incluindo presenças, datas e duração efetivas. Caso deseje integrar esta informação num relatório único, solicite um desenvolvimentoao ao nosso Helpdesk com as suas especificações.

Relatórios

Pode imprimir um certificado de formação através do AGIR, clicando no ícone verde na etapa de registo da formação.

Nota: Caso estes dados não apareçam na sua totalidade em qualquer um dos relatórios, guarde as alterações do registo, atualize a página e só depois aceda novamente ao relatório.

PERMISSÕES Para aceder ao Módulo de Relatórios são necessárias permissões. Caso não tenha permissões, fale com um Administrador do AGIR. Caso seja um Administrador e queira atribuir permissões, consulte este artigo: Permissões para relatórios

Caso queira consultar artigos de outros workflows template disponíveis, clique aqui.

DICA Pode fazer a implementação autónoma deste workflow no seu AGIR. Para isso, basta fazer download do nosso template ao clicar aqui, e usar exatamente como proposto neste tutorial.

Após download do template, deve ir ao seu nome de utilizador > Agir Config > tab Workflows > Workflows > Importar para importar o template para o seu AGIR.

OUTROS TUTORIAIS RELEVANTES

Para além das regras específicas descritas acima, o AGIR inclui um conjunto de funcionalidades nativas que o ajudarão a enriquecer os seus processos e automatizar atividades.

Selecionámos um conjunto de tutoriais mais relevantes para este workflow. Por favor, consulte estes tutoriais e, se surgirem dúvidas, fique à vontade para entrar em contacto com a nossa equipa.