Introdução ao módulo Os Meus Documentos

O módulo de documentos tem múltiplas opções de filtro e vistas de documentos associado ao tipo, workflow, pasta, categoria, favoritos, os mais consultados, confirmações pendentes e muitas outras propriedades.

Desta forma, consegue optar pela visão que considera mais fácil e útil para a sua organização.

É possível ordenar os seus documentos, filtrar através de propriedades, personalizar os filtros, colunas, pesquisar por qualquer atributo/propriedade do documento, etc... O nosso motor de busca permite encontra facilmente qualquer documento.

 DICA  Para saber como pode personalizar a dashboard dos documentos e adicionar colunas/filtros extra, veja este artigo: Como personalizar a listagem de workflows?

É ainda possível imprimir uma lista de documentos e exportar para Excel, CSV, PDF e outros formatos. Para saber mais, veja este artigo: Como imprimir uma lista de documentos?

Exemplo de lista de documentos

Ao abrirmos o documento

É aqui que podemos visualizar o documento, todas as suas informações e o seu histórico.

Atente na legenda, para saber qual a ação de cada botão do menu:

1. Serve para expandir o menu

2. Início: Permite-nos voltar à página principal do AGIR

3. Lista de (workflow): leva-nos à lista de documentos do workflow em que estamos de momento.

4. Todos os documentos: Leva-nos à página principal do módulo Os Meus Documentos

5. Propriedades: Onde podemos ter acesso às propriedades do documento. Para saber mais, visite este artigo: Propriedades dos documentos - Conceitos gerais

6. Imprimir: Com um clique, podemos imprimir o documento que estamos a consultar

7. Enviar o documento: Podemos enviar o documento por e-mail diretamente do AGIR. Para saber mais, veja o artigo Como enviar um documento por e-mail?

8. Notificados: É onde pode definir uma lista de utilizadores que serão notificados por e-mail. Veja este artigo para ficar a saber como a ferramenta das notificações o pode ajudar a definir quem terá acesso como reader aos documentos: Notificação - para que serve e como funciona?

9. Anexos: É onde pode adicionar anexos de qualquer formato, para complementar o documento e auxiliar quem o consulta.

10. Links: É possível criar links a outros documentos, workflows ou websites externos. Para saber mais sobre a criação de links, consulte o seguinte artigo: Links em Documentos - para que servem?

11. Timeline: A timeline providencia um tracking completo de ações feitas ao documento, com registos sempre atualizados automaticamente e arquivos de versões obsoletas, acesso a versões editáveis e carimbos personalizados. Ao consultar a timeline, conseguimos saber quem executou, como ou porquê.

Tudo o que precisa de saber, estará disponível ao consultar a timeline. O AGIR cumpre todos os requisitos das normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 17025 e muitos outras normas e padrões.

Para saber mais sobre a timeline, consulte este artigo: Como consultar o histórico de um documento?

12. Acessos: É onde pode controlar quem tem acecsso ao documento. Veja o artigo Permissões de documentos - Conceitos gerais para saber mais sobre todas as opções à sua disposição para distribuir documentos e controlar a lista de acessos.

Pode saber mais sobre o registo de leituras e pedidos de confirmação de leitura neste artigo: Pedido de confirmação de leitura

13. Cópias controladas: O AGIR assegura o controlo total dos documentos e suas versões de forma 100% digital. Para a maioria das situações, não necessita de imprimir qualquer documento, sendo a única cópia controlada, a versão original registada no AGIR. Para saber mais sobre as cópias controladas, veja este artigo: Cópias controladas - para que servem e como as gerir

14. Próximo interveniente: Utilizador que está a cargo da próxima tarefa do workflow.

15. Comentários: É possível adicionar comentários e partilhar informações com os seus colegas. As alterações ao documento também ficarão disponíveis na área de comentários. Para saber mais sobre comentários em documentos, visite este artigo: Comentários em documentos - para que servem e como os gerir

16. Abrir: Permite-nos abrir o documento.

17. Editar: Ao clicar neste ícone, poderá editar o documento. Não se esqueça que este icone só aparece se tiver uma tarefa de edição Para saber como pode editar documentos no AGIR, aceda a estes dois artigos: Como editar documentos sem o AGIR Office ou Editar documentos usando o AGIR Office

18. Substituir: Caso queiramos substituir o documento atual por uma versão atualizada, por exemplo. 

19. Redistribuir: Permite redistribuir/delegar a tarefa a outro utilizador.

20. Alternativas: Se pretender acionar uma alternativa, por exemplo, rejeitar o documento e enviá-lo para outro estado de edição (ou seja, um estado de workflow alternativo), pode fazê-lo ao clicar no ícone indicado na imagem. Estas alternativas são definidas nas definições dos workflows.

21. Alterar prazo: Permite-nos alterar o prazo para a conclusão da tarefa.

22. Alterar o estado: Pode mudar o workflow de estado, adicionando uma justificação da mudança, para se manterem os registos das alterações.

 PERMISSÕES  A alteração de estado é uma ferramenta apenas disponível para administradores. Para saber mais sobre como alterar um estado, veja este artigo: Como alterar o estado de um documento?

23. Submeter: Depois de terminadas todas as alterações, pode submeter o documento para o próximo estado, basta clicar no certo e definir o próximo interveniente (se for o caso). 

A sua tarefa ficará concluída. Será enviado um e-mail para o próximio interveniente, de acordo com as definições do workflow.

Se preferir, veja o nosso vídeo sobre o módulo de documentos :)